Tämä tietosuojaseloste kuvaa ne periaatteet, joiden mukaan Suomen Lämpömittari Oy rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee asiakkaidensa ja palveluidensa käyttäjien henkilötietoja. Henkilötietoa on esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja valokuva sekä muu sellainen tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän tietosuojaselosteeseen huolellisesti.
Saatamme päivittää tietosuojaselostetta toimintamme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Lämpömittari Oy, Yrityspiha 7, 00390 Helsinki
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: Suomen Lämpömittari Oy / Paula Nieppola-Kågström
Yrityspiha 7, 00390 Helsinki
(09) 477 4560, myynti@suomenlampomittari.fi
2. Rekisteröidyt
Suomen Lämpömittari Oy:n asiakas-, markkinointi- ja käyttäjärekisteri
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Asiakkaita (ml. potentiaaliset asiakkaat) ja Suomen Lämpömittari Oy:n palveluiden käyttäjiä koskevia henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti vain ennalta määriteltyihin ja lain mukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin seuraavin perustein:
Tuotteiden ja palveluiden myynti ja toimittaminen
- Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee henkilötietoja tuotteidensa ja palveluidensa tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sekä sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanemiseksi.
- Tämä pitää sisällään muun muassa normaalin asiakashallinnan ja -yhteydenpidon, laskutuksen, perinnän ja palautteiden käsittelyn.
Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus meidän ja asiakkaamme välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja tuotteidemme ja palveluidemme myyntiin liittyvä oikeutettu etumme, jonka osalta katsomme, että kyse on sellaisesta käsittelystä, jota asiakas/käyttäjä voi kohtuudella odottaa normaalissa asiakassuhteessa asiakkaan/käyttäjän ja yrityksemme välisen suhteen perusteella ja joka ei ole ristiriidassa asiakkaan/käyttäjän perusoikeuksien ja -vapauksien kanssa.
Rekisterinpitäjän internetin välityksellä ja mobiilisovelluksina tarjottavien palveluiden toimittaminen ja asiakassuhteen hoito
- Rekisterinpitäjän tarjoamat palvelut tai sovellukset saattavat edellyttää rekisteröitymistä, käyttösopimuksen solmimista, käyttöehtojen hyväksymistä, käyttäjätunnusten luomista ja käyttäjän tunnistamista kirjautumisen yhteydessä.
- Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja palvelunsa tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sekä sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanemiseksi.
Näiden osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimus rekisterinpitäjän ja käyttäjän välillä (ml. sopimuksen valmistelutoimet) ja rekisterinpitäjän verkkopohjaisten ja mobiilisovelluksina tarjottavien palveluiden toimittamiseen liittyvä oikeutettu etu, jonka osalta katsomme, että kyse on sellaisesta käsittelystä, jota asiakas/käyttäjä voi kohtuudella odottaa palvelun käytön yhteydessä ja joka ei ole ristiriidassa asiakkaan/käyttäjän perusoikeuksien ja -vapauksien kanssa.
Markkinointi ja asiakasviestintä
- Rekisterinpitäjä saattaa käsitellä henkilötietoja myös asiakasviestintään ja ilmoitusten tekemiseksi tuotteitaan tai palvelujaan koskien.
- Rekisterinpitäjä saattaa myös toteuttaa asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimuksia tai muita vastaavia kyselyitä.
- Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja myös suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi, mainonnan ja sisältöjen personoimiseksi ja asiakas- tai käyttäjäsegmenttien muodostamiseksi.
- Oikeutetun etunsa perusteella rekisterinpitäjä saattaa myös lähettää sähköistä suoramarkkinointia. Sovellettavan lain sitä edellyttäessä rekisterinpitäjä pyytää suoramarkkinoinnille etukäteisen suostumuksen. Antamansa suostumuksen rekisteröity voi peruuttaa milloin tahansa. Vaikka markkinointi ei edellyttäisi suostumusta, rekisteröity voi aina kuitenkin kieltää häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin.
- Rekisterinpitäjä saattaa käyttää markkinoinnin ja asiakasviestinnän toteuttamisessa myös kolmansien osapuolten palveluja.
- Asiakastestimoniaaleja tai -tarinoita saatetaan julkaista etukäteisen suostumuksen perusteella.
Näiden osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti (1) rekisterinpitäjän markkinointiin liittyvä oikeutettu etu, jota käsittelyä voi kohtuudella odottaa ja joka ei ole ristiriidassa perusoikeuksien ja -vapauksien kanssa ottaen huomioon, että henkilö voi myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin, ja (2) mahdollisesti myös rekisteröidyn antama suostumus.
Analysointi ja liiketoiminnan kehittäminen
- Rekisterinpitäjä pyrkii jatkuvasti kehittämään tuotteitaan ja palveluitaan. Tämä edellyttää palveluiden käytön analysointia ja seuraamista.
- Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoa myös palvelun käytön analysoimiseksi, laadun parantamiseksi, teknisten ongelmien diagnosoimiseksi ja ratkaisemiseksi sekä tietoturvan varmistamiseksi.
Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämiseen liittyvä oikeutettu etu, jonka osalta katsomme, että kyse on sellaisesta käsittelystä, jota voi kohtuudella odottaa palvelun käytön analysoinnin yhteydessä ja joka ei ole ristiriidassa asiakkaan/käyttäjän perusoikeuksien ja -vapauksien kanssa.
Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen ja muut juridiset perusteet
- Rekisterinpitäjä saattaa käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi tai muihin juridisiin tarkoituksiin (mm. kirjanpito, verotus, väärinkäytösten selvittäminen, oikeudelliset vaateet ja kanteet).
Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja rekisterinpitäjän oikeuksiin ja lakisääteisiin velvollisuuksiin liittyvä oikeutettu etu, jonka osalta katsomme, että kyse on sellaisesta käsittelystä, jota voi kohtuudella odottaa oikeudellisten velvoitteiden täyttämisen taikka oikeuksien puolustamisen yhteydessä ja joka ei ole ristiriidassa rekisteröidyn perusoikeuksien ja -vapauksien kanssa.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakas- ja markkinointirekisteri sisältää seuraavat tiedot: Nimi, yrityksen nimi, yrityksen Y-tunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, toimitustapa, tilatessa mahdollisesti jätetty kommentti sekä tiedot ostetuista tuotteista.
Mobiilisovellusten ja verkkopalveluiden käyttäjistä tallennetaan erityisesti seuraavia tietoja: Nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tiedot ostetuista lisensseistä.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen
Suomen Lämpömittari Oy, Yrityspiha 7, 00390 Helsinki myynti@suomenlampomittari.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, henkilökohtaisiin erityisiin syihin vedoten.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen voi peruuttaa esimerkiksi tämän kappaleen alussa olevia yhteystietoja käyttäen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Mikäli olemme käsitelleet tietoja suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi ja käsittely on tapahtunut automatisoidusti, rekisteröidyllä on oikeus saada meille sähköisesti toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröity voi toteuttaa tässä kappaleessa kuvattuja oikeuksiaan ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi kappaleen alussa mainittuja yhteystietoja käyttämällä. Oikeuksien käyttö on rekisteröidylle lähtökohtaisesti maksutonta. Mikäli rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot mahdollisuuksien mukaan sähköisesti, ellei toisin pyydetä. Tarvittaessa saatamme pyytää rekisteröityä varmistamaan henkilöllisyytensä tai täsmentämään pyyntöään.
Sähköpostimarkkinoinnin voi kieltää helposti esimerkiksi klikkaamalla minkä tahansa sähköpostimarkkinointiviestin ylä- tai alatunnisteessa olevaa linkkiä.
Evästeitä koskevia suostumuksia voi hallita verkkosivuston evästehallintatyökalulla.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään verkkokaupan tilauslomakkeella lähetetystä viestistä, sopimusta tehtäessä tai muun yhteydenoton yhteydessä. Mobiilisovellusten ja verkkopalveluiden käyttäjiä koskevat tiedot saadaan pääsääntöisesti silloin, kun sovelluksen tai palvelun käyttäjäksi rekisteröidytään.
Verkkosivuston tai mobiilisovelluksen käytön yhteydessä saatetaan myös kerätä henkilötietoa erityisesti sovelluksen tai sivuston käytön analysoimiseksi. Tämän toteuttamisessa voidaan käyttää ulkopuolisia analytiikkapalveluja, kuten Google Analyticsia.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee pääsääntöisesti rekisterinpitäjän palveluksessa oleva henkilöstö tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin työtehtäviä suorittaessaan. Tietoja saatetaan luovuttaa kolmansille osapuolille erityisesti silloin, jos rekisterinpitäjä on joltain osin ulkoistanut henkilötietojen käsittelyä tai käyttää siinä alihankkijoita. Rekisterinpitäjä saattaa esimerkiksi vuokrata palvelinkapasiteettia tai hyödyntää hosting- tai pilvitallennuspalveluita sovellustensa ja verkkosivustonsa ylläpitämiseksi. Luovutamme välttämättömät tiedot maksunvälittäjälle (Paytrail Technology Oy) ja kuljetusyrityksille tilauksen toimittamista varten. Yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Alihankkijat toimivat sopimussuhteessa meihin, eikä heillä yleensä ole oikeutta käyttää tietoja muihin tarkoituksiin kuin luottamuksellisesti meidän hyväksi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Muutoin rekisterinpitäjä saattaa luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli rekisteröity on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoitukselle taikka sopimuksessa tai laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta). Teknisisistä syistä johtuen tietoa saatetaan kuitenkin jossain määrin ja rajatun ajan tallentaa varmuuskopioissamme. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tai poistaa vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.
9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä käyttää IT-toimintojen tuottamisessa alihankkijoita, jotka voivat olla sijoittautuneena EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten EU:n komission vahvistamien vakiosopimuslausekkeiden avulla. Vakiosopimuslausekkeet löytyvät täältä (osa tekstistä on englanniksi): https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fi. Vakiosopimuslausekkeissa on erilaisia moduuleja eri tilanteisiin, todennäköisimmin käytämme moduuleja 2 (rekisterinpitäjä-käsittelijä) tai 3 (käsittelijä-alikäsittelijä) tilanteesta riippuen.
10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
11. Tietojen suojaus
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä käytä tai luovuta tietoja muutoin kuin mitä tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.
12. Henkilötietojen antamisen pakollisuus ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista varsinkin potentiaalisten asiakkaiden osalta. Puutteelliset tiedot voivat kuitenkin vaikuttaa siihen, miten voimme käsitellä esimerkiksi potentiaalisen asiakkaan yhteydenoton.
Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten täyttämiseksi joltain osin pakollista asiakassuhteessa, jotta pystymme varmistamaan, että sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme täyttämään sopimusvelvoitteemme ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät. Henkilötietojen antaminen on joiltain osin pakollista myös mobiilisovellustemme ja verkkopalveluidemme käyttäjille silloin, kun palvelun käyttö edellyttää käyttäjäksi rekisteröitymistä ja käyttöehtojen hyväksymistä.
